Wissensmanagement in der Stadtverwaltung Karlsruhe
Stadtverwaltung Karlsruhe 2012
Zuletzt geändert am 31. 5. 2025 von PUMAB26.
Kurzbeschreibung
Die Stadt Karlsruhe hat im Jahr 2012 ein umfassendes Konzept für ein einheitliche Wissensmanagement eingeführt. Ziel war es Wissensverlust durch Personalfluktuation und Pensionierungen zu vermeiden sowie Informationen an einem zentralen Ort zu speichern. Ausschlaggebend für diese Initiative war zwei Erkenntnisse:
Erstens, dass Wissen eine der wertvollsten Ressourcen in der Verwaltung darstellt, der Umgang mit dieser Ressource jedoch durch seine oft personengebundene Speicherung eine besondere Herausforderung darstellt.
Zweitens wurde festgestellt, dass die Informationen, mit welchen dieses Wissen generiert und erworben wird, auf unzählige analoge und digitale Quellen verteilt sind und es fast unmöglich ist, einen Überblick über diese zu behalten.Einführungsphase
Den Kern des Projekts bildeten zwei aufeinander abgestimmte Phasen: Zunächst wurden alle externen Informationsquellen – von Loseblattwerken über CD-ROMs bis hin zu diversen Internetquellen – in einer Zentralen Onlinelösung zusammengeführt. Hier hat sich die Stadtverwaltung Karlsruhe für das Angebot von Haufe entschieden. Dadurch mussten Bücher oder Gesetztestexte nicht mehr mehrmals beschaffen werden Loseblattwerke nicht mehr händisch aktualisiert werden. Aktualisierungen konnten nun zentral eingespielt werden und standen allen Nutzern sofort zur Verfügung
Es wurden die beiden Module „Haufe Personal Office Premium“ und „Haufe TVöD Office Professional“ aus der Haufe Suite angeschafft. Das Modul „Haufe Personal Office Premium“ stellt allgemeines Fachwissen zur Personalarbeit bereit, das Modul „Haufe TVöD Office Professional“ liefert vertiefte Informationen zum Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst.
Da es sich bei diesem Tool um ein Online-Tool handelt, musste keine Zusätzliche Software auf den Rechner der Mitarbeitenden installiert werden, wodurch die Einführung in nur vier Wochen abgeschlossen werden konnte. Da das System von Anfang an im einheitlichen Corporate Design der Stadtverwaltung Karlsruhe in Erscheinung trat, war die Nutzerakzeptanz deutlich erhöht.
Anwendung in der Praxis
Heute fungiert die „Haufe Suite“ als zentraler One-Stop-Shop für alle personellen Fragestellungen. Über ein Portal, das in das städtische Intranet eingebunden ist, können Mitarbeitende auf Handbücher, umfassende Gesetzeskommentare und tausende Entscheidungen zugreifen. Die integrierte semantische Suche erkennt Zusammenhänge, korrigiert Schreibfehler und schlägt alternative Suchbegriffe vor, wodurch die Trefferqualität deutlich steigt und Suchzeiten minimiert werden. Zusätzliche Filterfunktionen erlauben eine gezielte Eingrenzung der Ergebnisse und sorgen dafür, dass selbst komplexe Anfragen schnell präzise beantwortet werden können.
Zusätzlich zur Bereitstellung von Informationen erhalten die Beschäftigten Zugang zu Online-Seminaren, Podcasts und Hörbüchern. Dadurch wird nicht nur Wissen verwaltet, es wird auch der Aufbau von neuem Wissen gefördert.
Ausblick
In der zweiten Projektphase ist die Einführung des Moduls „Eigene Inhalte“ vorgesehen. Mitarbeitende sollen damit Dokumente direkt aus ihrer gewohnten Arbeitsumgebung in das System hochladen können, wo sie automatisch verarbeitet werden und den Dokumenten auch Schlagworte zugewiesen werden. Eine geplante Kommentarfunktion fördert den fachlichen Austausch zusätzlich
Der benutzerfreundliche Zugang solchen Tools und die Relevanz der bereitgestellten Dokumente sind für den nachhaltigen Erfolg entscheidend sind. Die Einführung der Haufe-Suite ermöglicht der Stadt Karlsruhe Wissen nachhaltig zu sichern und kontinuierlich weiterzuentwickeln
