Bausteine des Wissensmanagements
Um den Prozess des Wissensmanagements zu strukturieren, konkrete Ansatzpunkte für Interventionen der Führungskräfte zu schaffen und die AnwenderInnen mithilfe eines erprobten Rasters bei der Suche nach Defiziten zu unterstützen, wurden einzelne Bausteine des Wissensmanagements definiert und zueinander in einem Modell in Bezug gesetzt.
Abbildung 4: Bausteine des Wissensmanagements (Probst, et al., 2006)
Das Modell setzt sich aus einem äußeren und einem inneren Kreislauf zusammen. Der äußere Regelkreis verdeutlicht die Bedeutung strategischer Aspekte im Wissensmanagement sowie eindeutiger und konkreter Zielsetzungen. Wissensziele stellen die Grundlage für das Wissensmanagement dar. Sie beschreiben, wofür Wissen eingesetzt wird, was erreicht werden soll bzw. in welchen Themengebieten man Wissen aufbauen bzw. besser nutzen will.
Es werden drei Arten von Wissenszielen unterschieden:
- Normative Wissensziele wirken auf die Unternehmenskultur (beispielsweise ein Übergang vom »Wissen ist Macht«-Denken zu einer Kultur vermehrter Wissensteilung).
- Strategische Wissensziele legen fest, in welchen Bereichen man den Fokus bezüglich Wissensaufbau setzt (z. B.: Neuaufbau einer Abteilung).
- Operative Wissensziele umfassen die konkrete Umsetzung.
Das Element der Wissensbewertung als Teil des äußeren Regelkreises unterstreicht zudem, im Sinne einer wirkungsorientierten Steuerung, die Notwendigkeit die Erreichung von Wissenszielendurch konkrete Kennzahl- und Bewertungssysteme messbar zu machen und so zu einer evidenzbasierten Weiterentwicklung des Gesamtsystems beizutragen. Aufbauend auf diesen Wissenszielen, setzt sich der innere Regelkreis aus folgenden sechs Elementen zusammen:
- Wissensidentifikation dient zur Schaffung eines Überblicks über die vorhandenen Daten, Informationen und Fähigkeiten, sowohl innerhalb als auch außerhalb der Organisation. Es kann auch eine Einteilung danach erfolgen, wie kritisch vorhandenes Wissen für die Organisation ist (wobei bei der Wissensbewahrung auf erfolgskritisches Wissen fokussiert werden sollte). Ohne die Transparentmachung bestehenden Wissens, ergibt sich die Gefahr des Fällens uninformierter Entscheidungen sowie die Schaffung von Parallelstrukturen.
- Wissenserwerb beschreibt den »Zukauf« von Wissen durch die Organisation. Dieser kann durch die Einstellung von Expert*innen, die Integration einer ganzen Organisation oder den Bezug von Stakeholderwissen (bspw. nachgeordnete Dienststellen, ausgegliederte Einrichtungen, Partnerorganisationen) erfolgen. Wissenserwerb kann auch über den Zukauf geeigneter Wissensprodukte (Datenbanken, Publikationen etc.) erfolgen; hier ist jedoch eine genaue Prüfung der Integrationsfähigkeit / Schnittstellen, auch in Bezug auf die menschliche Komponente (AnwenderIn / Expert*in) erforderlich. Im Rahmen der Wissensidentifikation definierte Wissenslücken werden durch Anwerben von externer Expertise geschlossen.
- Wissensentwicklung ist das interne Gegenstück zum Wissenserwerb. Anstatt Wissen von außen in die Organisation zu holen, erfolgt die Wissensproduktion durch die einzelnen MitarbeiterInnen in Form individueller oder kollektiver Prozesse. Bei individuellen Prozessen – welche durch Maßnahmen der Kontextsteuerung durch die Führung unterstützt werden sollten – handelt es sich entweder um kreativ schöpferische Ansätze oder um Wissensentwicklung im Rahmen von Problemlösungsprozessen. Kollektive Wissensentwicklungsprozesse fokussieren auf kollektives Lernen und die Schaffung neuen Wissens durch Kombination in der Gruppe. Beispiele hierfür sind Experimentierräume, Innovationslabore oder auch Think-Tanks.
- Wissensverteilung beschäftigt sich mit der Distribution des Wissens innerhalb der Organisation mittels unterschiedlicher Methoden (z. B. Workshop, Jour fixe, Newsletter, Mentoring). Es muss vorher von Seiten der Organisation definiert werden, wer wie, in welchem Umfang über vorhandenes Wissen informiert werden soll. Die Art der Wissensverteilung muss die Art des zu verteilenden Wissens berücksichtigen.
- Wissensnutzung ist der produktive Einsatz des vorhandenen organisationalen Wissens zum Zweck der Leistungserstellung. Die Wissensnutzung »fremden« bzw. »neuen« Wissens für die eigene Person, stellt in diesem Kontext eine besondere Herausforderung dar. Bewährte Routinen müssen hierbei überwunden werden und eine Kultur des »Nutzens« neuer bzw. fremder Informationen etabliert werden. Grundvoraussetzungen hierfür sind Faktoren wie Zugriffsfreundlichkeit, Qualität und Vertrauen in die bereitgestellten Daten.
- Wissensbewahrung erfordert nicht nur geeignete Systeme und Datenbanken, sondern einen kontinuierlichen Prozess der Selektion, Speicherung und Aktualisierung im Zuge der Anwendung leistungsrelevanten Wissens. Dieser Prozess betrifft alle MitarbeiterInnen und stellt zudem eine zentrale Führungsaufgabe dar. Die wesentliche Herausforderung besteht in der Wissenselektion. Insbesondere im Bereich der Kernprozesse einer Organisation sollte nur jenes Wissen bewahrt werden, welches auch zukünftig für Dritte von Relevanz sein könnte. Die Speicherung des selektierten Wissens kann auf individueller, kollektiver oder elektronischer Ebene erfolgen, wobei die Speicherung auf individueller Ebene die größten Risiken in Bezug auf Wissensverlust birgt. Die kontinuierliche Anwendung des gespeicherten Wissens ist ein zentraler Faktor zur Bewahrung und Weiterentwicklung der Wissensbasis.
Defizite in der Organisation des Wissens entstehen dann, wenn Organisationen bzw. Führungskräfte einzelnen Bausteinen zu wenig Beachtung schenken und der Wissenskreislauf gestört wird (Probst, et al., 2006).
