Problematik von systemimmanenter »Undurchlässigkeit« – und ihre Folgen für ein effizientes Wissensmanagement

Netzwerkgrafik

Leitfaden

Vorwort (0)

Zielsetzungen & Entwicklungspfad (1)

Einführung in die fachlichen Grundlagen des Wissensmanagements (2)

Integriertes Wissensmanagement in Organisationen (3)

Zusammenfassende Betrachtungen (4)

Kapitel 3

Die Verankerung von Wissen (3.1)

Wissen im Kontext von Person und Personal (3.1.1)

Die Organisation von Wissen (3.2)

Bausteine des Wissensmanagements (3.2.1)

Wissensprozesse identifizieren und gestalten (3.2.2)

Prozess des Wissensmanagements und seine Elemente (3.2.3)

IT-Instrumente im Wissensmanagement (3.2.4)

Verantwortlichkeiten im Wissensmanagement (3.3)

Zusammenspiel von Wissen und AkteurInnen bei Personaländerungen (3.3.1)

Problematik von systemimmanenter »Undurchlässigkeit« – und ihre Folgen für ein effizientes Wissensmanagement (3.3.2)

Problematik von Wissen und dessen Einfluss auf Entscheidungsprozesse (3.3.3)

Modell für ein integriertes Wissensmanagement (3.4)

Reifegradmodell Wissensmanagement (3.4.1)

Es kann sich lohnen, die Grundannahmen des Wissensmanagements zu hinterfragen (3.5)

Die Grundvoraussetzung für die Schaffung einer »lernenden Organisation« und der Schlüssel für einen effektiven und gleichzeitig effizienten Wissenstransfer liegt insbesondere in einer Durchlässigkeit von Systemen (Probst, et al., 1997). Diese Durchlässigkeit hat sowohl eine kulturelle wie auch eine technische Komponente. Zentrale Erfordernisse sind zunächst ein klares Bekenntnis der Führungskraft zur Herstellung von Durchlässigkeit und die Bereitschaft der MitarbeiterInnen diesem Bekenntnis zu folgen. Technische Systeme können diesen Prozess unterstützen. So bietet der im Bund eingeführte elektronische Akt (ELAK) eine technologische Basis, um die organisationinterne und organisationsübergreifende Durchlässigkeit im Bereich der Informationsbeschaffung und -bearbeitung zu ermöglichen. Eine Weiterentwicklung des Instruments, bspw. in Form einer Optimierung des Auffindens bzw. Teilens von für eine bestimmte Fragestellung relevanten Informationen könnte die Durchlässigkeit weiter fördern.

Trotz neuer technologischer Entwicklungen wie beispielsweise semantischer Funktionen (Semantic Web) bzw. Erkennungstools, können relevante Informationen in großen Datenspeichersystemen jedoch nur dann gefunden werden, wenn sie nach bestimmten Regeln gezielt und strukturiert abgelegt wurden. Insofern bedarf es nicht nur der Bereitschaft, Informationen zu teilen, sondern auch einer entsprechenden Systemkompetenz in Bezug auf die Dateneingabe und Pflege.

Eine weitere Barriere, in Bezug auf die Durchlässigkeit von Systemen, besteht darin, dass tatsächlich vorhandenes und korrekt gespeichertes Wissen nicht bekannt bzw. bewusst ist. Oft fehlt das Know-how, wo welche Informationen für welches Projekt und welche Entwicklungen im eigenen Informationsmanagement zu finden sind. Daher ist es erforderlich, dass alle MitarbeiterInnen Kenntnis darüber besitzen:

• wo relevantes Wissen zu finden ist,
• wie diese Informationen im Kontext der jeweiligen Aufgabenstellung zu bewerten ist, und
• wozu diese Information (im Sinne eines »handlungsanleitenden Wissens«) eingesetzt wird.

Gesetzliche Vorgaben können, insbesondere im Bereich der öffentlichen Verwaltung, ein weiteres Hemmnis auf dem Weg zu einer ganzheitlichen Durchlässigkeit sein. Bereits angestoßene Prozesse, wie beispielsweise jener der Öffnung und teilweisen Lockerung bis hin zur Abschaffung des Amtsgeheimnisses (im Sinne einer »Open-Data-Strategie«), tragen zur Durchlässigkeit stark reglementierter Bereiche bei.

Entsprechend der Devise »Wissen ist die einzige Ressource, die sich vermehrt, indem man sie teilt«, ist gerade die Durchlässigkeit von Wissen innerhalb von Organisationen, insbesondere in Zeiten von Personalknappheit und komplexer werdenden Systembedingungen eine Überlebensstrategie. Der öffentliche Dienst stellt hier keine Ausnahme dar.