Einführung des Protokollservice in der Arbeitsinspektion
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Zuletzt geändert am 21. 9. 2020 von Admin.
Geschichte / Problembeschreibung
2018 wurde in der Arbeitsinspektion das Protokollservice als eine auf die Bedürfnisse der Arbeitsinspektion zugeschnittene Variante des ELAK eingeführt. Damit wurden die vorher in verschiedenen Applikationen enthaltenen Funktionen zusammengeführt. Dies führt zu einer Vereinfachung der administrativen Aufarbeitung von Betriebskontrollen. Nunmehr kann man sämtliche Schriftstücke einen Betrieb betreffend einsehen und nicht nur die vom jeweiligen Arbeitsinspektor selbst verfassten Berichte und Befunde. Auch die Zuteilung von Beschwerden, Arbeitsunfallerhebungen und Stellungnahmen wird im Protokollservice durchgeführt. Diese Veränderung erfordert neben einer Einschulung durch die IT-Abteilung des Zentralarbeitsinspektorats auch ein das Engagement und die Lernbereitschaft eines jeden Betroffenen, um die Funktionen des Protokollservices zu beherrschen. Durch die elektronische Abwicklung der notwendigen administrativen Tätigkeiten, verbunden mit der Ausgabe von Außendiensttauglichen Notebooks ist ein Schritt hin zum Papierlosen Büro getan.
Einsichten / Lessons Learned
- Die Zusammenführung der grundlegenden Applikationen zur Administrierung der Betriebskontrollen führt zu einer Verwaltungsvereinfachung und zu einer substanziellen Zeitersparnis.
- Die vorhandenen EDV-Kenntnisse der meisten Arbeitsinspektoren waren nicht ausreichend für einen friktionslosen Betrieb.
- Einige Funktionen waren nicht von Anfang an fehlerfrei, daher war die Einrichtung eines Protokollservice-POC unerlässlich.
- Umstellung erforderte Zeit und Vorbildwirkung der Vorgesetzten.
Folgerungen / Problemlösung
- Die Arbeit mit dem Protokollservice braucht eine Tätigkeitsspezifische Einschulung (Sekretariat, Leitungsfunktionen, Referenten).
- Zur Auffrischung der EDV-Kenntnisse der Arbeitsinspektoren müssen Ausbildungen bzw. Auffrischungen angeboten werden.
- Eine Testphase mit Fehlerauswertung vor der bundesweiten Ausrollung von neuen Applikationen ist unbedingt notwendig
- Vorgesetzte bzw. Leitungsfunktionen müssen auf eine Verwendung von neuen Programmen bestehen und haben Vorbildwirkung.
Anschlussfragen
- Ist es notwendig einen eigenen Prozess für die Administration zu entwickeln (zumindest auf Amtsebene)?
- In welcher Form (schriftlich oder grafisch) ist eine Dokumentation als Handbuch sinnvoll?
