ELAK

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#Technologie

Einordnung

Prozessschritt:
Phase 5

Wissenskontinuum:
Externalisiert

Praxisbeispiele

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Einführung des Protokollservice in der Arbeitsinspektion

ELAK steht für »elektronischer Akt« und stellt das webbasierte Aktenmanagementsystem der österreichischen öffentlichen Verwaltung dar. Durch den Bundes-ELAK wurden die herkömmlichen Papierakten, vor dem Hintergrund der E-Government-Strategie der Republik Österreich, abgelöst. Die elektronische Aktenführung vereinigt die wichtigsten Funktionalitäten eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) mit Aspekten des Prozessmanagements.

Hintergrund / Herkunft[Bearbeiten]

Das Ministerium für auswärtige Angelegenheiten entwickelte den ELAK gemeinsam mit der Firma »Fabasoft« und der Firma »Unisys« schon 1996. Der ELAK wurde 2001 erstmals im Bundesministerium für auswärtige Angelegenheiten und im Bundeskanzleramt flächendeckend eingesetzt. Der elektronische Akt wurde in den Bundesministerien in bundeseinheitlicher Form und nach einem Stufenplan in die Praxis umgesetzt.

Zielsetzung & Einsatzmöglichkeiten[Bearbeiten]

Der ELAK und seine Weiterentwicklung ist Teil der E-Government-Strategie des Bundes, mit dem Ziel, eine Verbesserung der Serviceleistungen in der Bundesverwaltung zu erwirken. Der elektronische Informations und Verfahrensfluss zwischen den einzelnen Ressorts ohne Medienbrüche wurde erst durch den ELAK möglich. Die elektronische Aktenverarbeitung trägt wesentlich zur Verkürzung der Bearbeitung von Anträgen bei und ermöglicht die vollständig automatisierte Abwicklung von Geschäftsprozessen und eine nahtlose Verwaltungskooperation zwischen den Behörden.

Mögliche Umsetzung[Bearbeiten]

Vorbereitung[Bearbeiten]

Es finden laufend ausführliche Schulungen und Trainings statt, die NutzerInnen darin unterstützen, grundlegende oder auch tiefergehende spezifische Informationen und Anwendungsmöglichkeiten zu erlernen.

Durchführung[Bearbeiten]

ELAK ist in weitgehend allen Dienststellen im Einsatz und für alle MitarbeiterInnen zugänglich.

Aufwand[Bearbeiten]

Ein grundlegendes Ziel des ELAK ist es, Prozesse zu vereinfachen und beispiels weise Durchlaufzeiten bei der Aktenbearbeitung zu verkürzen. Je häufiger eine Person mit den verschiedenen Funktionen des ELAK zu tun hat, desto geringer wird der Aufwand bei der Nutzung.

Literaturauswahl[Bearbeiten]

Steinkellner, Petra, Zheden Nadine. Prozessanalyse zur Einführung des ELAK in der Gemeindeverwaltung, Manz Verlag Wien. 2014.